Ranger son bureau pour être plus productif

Comme annoncé dans mon article le « rangement tout un art ? », voici un article dédié au rangement de son environnement de travail.

J’ai changé de travail depuis 2 ans et demi et je n’avais jamais pris le temps de m’approprier mon espace de travail à tel point que je laissais tous mes documents s’accumuler dessus.

Pourtant, lors de mon précédent post, chaque vendredi soir, je rangeais mon bureau pour avoir les idées claires le lundi. Il est temps de reprendre les bonnes vieilles habitudes

A la médiathèque, je suis tombée sur le livre de Marie Kondo, la magie du rangement au travail. Le livre idéal pour me donner la motivation de me remettre dans une bonne motivation.

Et chez vous comment est votre bureau ? Bien rangé ? Avec des papiers partout ?

Je vous propose, dans cet article, de partager les astuces de Marie Kondo et de Scott Sonenshein (le co-auteur) ainsi que mon expérience.

Ranger son bureau

1. Pourquoi ranger est important ?

Pour ma part, lorsque mon bureau est rangé, ma motivation à me mettre au travail est plus grande avec les idées claires et bien ordonnées. Un autre point, qui est très important, c’est de gagner du temps lorsque je recherche un papier ou un dossier qu’il soit physique ou numérique.

2. Comment ranger son espace de travail ?

• Visualiser sa vie professionnelle idéale
• Tout ranger en une seule fois. Marie et Scott disent qu’il faut compter en moyenne 5 heures. Et s’il n’est pas possible de le faire une fois il faut qu’au bout d’un mois, le bureau soit rangé !
• Classer les éléments par catégorie

3. Les points particuliers selon différentes catégories

• Les papiers : la partie la plus chronophage. Classer les papiers en 3 catégories.
  • Ceux des affaires en cours
  • Ceux à garder
  • Ceux que nous voulons garder

Afin de mieux les visualiser Marie Kondo conseille de les classer à la verticale. Ainsi, nous pouvons facilement voir la quantité que nous avons et éviter d’oublier ceux du bas de la pile.

Une pochette par catégorie de papier est nécessaire afin de pouvoir les trouver le plus facilement possible.

Pour les papiers « en attente », prévoir une boîte et une fois que celle-ci est pleine, il est temps de la trier.

• Les komono (les autres catégories d’objets)

Après avoir trié toutes nos catégories, comment ranger tout ça ?

1. Choisir où ranger chaque objet et le réaliser par catégorie. Éviter d’éparpiller les éléments d’une même catégorie.

2. Utiliser des boîtes et ranger le plus possible à la verticale

3. Éviter de stocker sur le dessus de son bureau. La surface du bureau doit être considérée comme une zone de travail.

Sur le bureau, il vaut mieux choisir des objets qui nous apportent de la joie comme des photos de nos enfants, de nos chiens ou des objets nous rappelant un bon souvenir (comme cette résidente qui nous a fabriqué ce magnifique petit chat en laine !).

Les éléments numériques

A mon avis, il s’agit de la partie la plus fastidieuse tant il est aisé de cumuler les fichiers numériques.

Personnellement, je trouve qu’il est important de créer des thématiques générales qui correspondent aux grandes tâches sur lesquelles je travaille.

Ranger son ordinateur

Ensuite, j’ai créé des sous dossiers par sous thème.

Et je crée un dossier par dossier de travail que j’essaie d’archiver au fur et à mesure quand le projet est terminé.

Marie Kondo, conseille de créer une poignée de dossiers principaux :

• Projet en cours : un dossier pour chaque projet
• Consignes : politiques, procédures, dossiers transmis que l’on ne modifie pas
• Références : projets antérieurs pouvant être réutilisés
• Dossiers personnels si nous en disposons

Personnaliser, si c’est possible son bureau d’ordinateur afin qu’il soit un endroit spécial. Sur le mien, j’ai pu y mettre une photo d’un lieu qui m’apaise. J’ai ensuite réparti mes icônes en 3 catégories : mes outils quotidien, que j’utilise tous les jours, un raccourci vers les dossiers en cours et une catégorie avec les raccourcis non utilisés et sur lesquels je n’ai pas la main pour les supprimer. A vous de créer votre propre environnement en fonction de vos besoins.

Gérer ses mails :

Autre sujet, très complexe qui a tendance à prendre beaucoup de notre temps. J’ai rédigé un article sur la pollution numérique ici bien que je ne sois pas du tout exemplaire dans le tri de mes mails. Je vous conseille de prévoir des créneaux dans votre journée pour les traiter. Et ces créneaux vous les délimitez dans le temps pour ne pas que ça empiète sur la gestion des tâches que vous avez prévues de réaliser.

Enfin, de votre côté vous pouvez aussi réfléchir, à limiter les mails que vous envoyez. Essayez de voir si vous pouvez regrouper les mails à envoyer à un destinataire. Regardez si tous les destinataires prévus ont vraiment besoin de ce mail.

Une fois cette grande phase de rangement réalisée, il est nécessaire de se créer une routine pour maintenir le bureau ainsi que l’ordinateur rangé.

J’espère pouvoir vous communiquer mon énergie pour ranger à votre tour votre bureau.